Un angajator, indiferent de mărimea și specificul activității, trebuie să dețină o serie de documente esențiale în domeniul SSM, conform Legii 319/2006 și HG 1425/2006. Aceste documente sunt primordiale în cazul unui control ITM sau a unei cercetări de accident. Lipsa lor sau neactualizarea poate atrage sancțiuni.
Printre cele mai importante documente se numără:
- Fișa de evaluare a riscurilor pentru fiecare post de lucru/funcție: Documentul central al sistemului SSM, care identifică pericolele, evaluează riscurile și stabilește măsurile de prevenire și protecție. Trebuie să fie actualizată periodic.
- Planul de Prevenire și Protecție (PPP): Pe baza evaluării riscurilor, se elaborează un plan care detaliază măsurile tehnice, organizatorice, igienico-sanitare și de altă natură necesare pentru asigurarea securității și sănătății angajaților.
- Tematici de instruire SSM: Structura conținutului instruirilor SSM (introductiv-generală, la locul de muncă, periodică), adaptate specificului activității și posturilor de lucru.
- Fișe de instruire individuală în domeniul SSM: Pentru fiecare angajat, atestând tipul de instruire, data, tematica și semnăturile.
- Instrucțiuni proprii de securitate și sănătate în muncă (IPSSM): Specifice pentru fiecare activitate, echipament sau proces de muncă, elaborat pe baza normelor generale și a evaluării riscurilor.
- Decizie de numire a lucrătorului desemnat/contract cu serviciul extern de prevenire și protecție: Documentul care atestă cine se ocupă de activitățile de SSM în cadrul companiei.
- Registrul de evidență a zonelor cu risc ridicat și specific: Dacă există asemenea zone.
- Dovada efectuării examenului medical la angajare și a controalelor medicale periodice: Documente emise de medicul de medicina muncii (fișele de aptitudine).
- Fișe de semnalizare a substanțelor chimice periculoase (Fișe de Securitate – FDS): Pentru toate substanțele chimice utilizate.
- Registrul de evidență a accidentelor de muncă: În care se înregistrează toate accidentele de muncă produse la nivelul unității.
- Dovada dotării cu EIP și a instruirii privind utilizarea acestora: Fişele de dotare cu EIP, procese verbale de predare-primire, etc.
- Registrul unic de control: Deși nu este specific SSM, este necesar pentru consemnarea controalelor efectuate de ITM.
- Autorizația de funcționare din punct de vedere SSM: Pentru anumite activități.
Aceste documente trebuie să fie actualizate, corect întocmite și ușor accesibile în cazul unui control.